پرینت گرفتن در اکسل، برخلاف تصور بسیاری از کاربران، یک عملیات ساده و سطحی نیست. در حقیقت، پرینت حرفه‌ای یکی از بخش‌های مهم گزارش‌سازی سازمانی، ارسال اسناد مدیریتی، مستندسازی و خروجی گرفتن از فایل‌های مالی است.

مهندسان اکسل در مایکروسافت تأکید می‌کنند:

«هدف از پرینت، انتقال داده نیست؛ انتقال درک صحیح، ساختارمند و خوانا از داده است.»

به بیان دیگر، چاپ در اکسل باید با اصول فنی انجام شود تا خروجی چاپ شده:

• واضح

• استاندارد

• مقیاس‌پذیر

• خوانا

• بدون شکستگی خطوط

• بدون جابجایی ستون‌ها

• و قابل ارائه به مدیریت

باشد.

این مقاله، که حاصل ترکیب تجربه متخصصان BI و استانداردهای تیم Excel است، به شما یاد می‌دهد چگونه پرینت حرفه‌ای بگیرید و چگونه یک برگه چاپ‌شده در حد اسناد رسمی سازمانی آماده کنید.

---

چرا پرینت گرفتن در اکسل مهم است؟

کاربران معمولی شاید فکر کنند اکسل تنها برای محاسبات است، اما در حرفه‌ای‌ترین استفاده‌های سازمانی، خروجی نهایی معمولاً چاپ‌شده است:

• گزارش فروش ماهانه

• صورت وضعیت پروژه‌ها

• لیست حقوق پرسنل

• فهرست موجودی انبار

• گزارش تولید

• برگه‌های برنامه‌ریزی

• گزارش‌های حسابرسی

به همین دلیل، مهندسان مایکروسافت همواره تأکید دارند که پرینت‌گیری یک مهارت اصلی است، نه یک مهارت فرعی.

---

چالش‌های پرینت گرفتن در اکسل

اکسل برای نمایش داده روی صفحه ساخته شده، نه چاپ روی کاغذ.
به همین دلیل چالش‌هایی وجود دارد:

• خارج شدن ستون‌ها از صفحه

• کوچک شدن بیش از حد فونت

• چاپ ناقص سطرها

• چاپ چند صفحه‌ای غیرضروری

• به‌هم ریختگی Header و Footer

• نبودن عنوان در صفحات بعد

• شکستگی جدول‌ها

هدف ما در این مقاله این است که این مشکلات را کاملاً برطرف کنیم.

---

بخش اول: آشنایی با محیط پرینت (Print View)

برای مشاهده پیش‌نمایش چاپ، مسیر زیر را طی کنید:

File → Print

صفحه چاپ شامل موارد زیر است:

1. Print Preview

نمایش خروجی چاپ دقیقاً همان‌گونه که روی کاغذ خواهد افتاد.

2. Printer Selection

انتخاب پرینتر، PDF و…

3. Settings

جایی که همه چیز تعیین می‌شود:

• Orientation (عمودی/افقی)

• Margins (حاشیه‌ها)

• Scaling (تناسب صفحه)

• Print Area

• Page breaks

• Print titles

• Fit Sheet/All Columns

4. Page Setup

این بخش قلب اصلی تنظیمات چاپ است.

---

بخش دوم: اصول تنظیمات چاپ در اکسل

در این بخش، دقیقاً مطابق استاندارد مایکروسافت، مراحل را توضیح می‌دهیم.

---

1. تنظیم جهت صفحه (Orientation)

دو حالت وجود دارد:

Portrait (عمودی)

برای:

• فرم‌ها

• لیست پرسنل

• فاکتورها

• گزارش‌های کوتاه

Landscape (افقی)

برای:

• جداول عریض

• گزارش‌های مالی

• لیست فروش

• خروجی Pivot ها

قاعده مهندسان مایکروسافت:

هر زمان عرض جدول > ارتفاع، از Landscape استفاده کنید.

---

2. تعیین Margins (حاشیه صفحه)

حاشیه‌ها باید استاندارد باشند:

• Normal

• Wide (برای اسناد رسمی)

• Narrow (برای صرفه‌جویی در فضا)

برای گزارش رسمی، معمولاً:

Normal یا Wide

توصیه می‌شود.

---

3. Page Scaling (تناسب صفحه)

مهم‌ترین بخش پرینت حرفه‌ای است.

گزینه‌ها:

Fit Sheet on One Page

اگر جدول کوچک است، کل شیت در یک صفحه چاپ می‌شود.

Fit All Columns on One Page

برای جلوگیری از بریدن ستون‌ها فوق‌العاده ضروری است.

Fit All Rows on One Page

برای چاپ لیست‌های کوتاه.

---

4. Page Break Setup (جلوگیری از پرینت نامنظم)

برای ویرایش Page Break ها:

View → Page Break Preview

در این حالت، اکسل مناطق چاپ را با رنگ آبی مشخص می‌کند.

شما می‌توانید به‌صورت دستی:

• صفحه‌های اضافی را حذف کنید

• ستون‌ها را جابجا کنید

• محدوده‌ها را تنظیم کنید

---

5. Print Area (تعیین محدوده چاپ)

اگر می‌خواهید فقط بخشی از جدول چاپ شود:

Page Layout → Print Area → Set Print Area

این کار برای فرم‌ها، رسیدها و گزارش‌های خاص ضروری است.

---

6. Print Titles (تکرار کردن عنوان‌ها در صفحات بعد)

برای گزارش‌های چند صفحه‌ای:

Page Layout → Print Titles

• Rows to repeat at top

• Columns to repeat at left

این قابلیت باعث می‌شود عنوان جدول، در تمام صفحات تکرار شود.

---

7. Header & Footer (هویت سازمانی)

گزارش رسمی بدون Header و Footer ناقص است.

موارد مهم:

• شماره صفحه (Page Number)

• تاریخ

• نام سازمان

• لوگو

• نام گزارش

• آدرس یا شماره تماس

مسیر:

Insert → Header & Footer

---

8. تنظیمات اندازه‌ فونت و محتوای خوانا

برای چاپ حرفه‌ای:

• فونت 10 تا 12

• خطوط واضح

• Borders استاندارد

• عدم استفاده از رنگ‌های خیلی روشن

• قفل کردن سطرهای مهم (Freeze Panes)

---

بخش سوم: 4 مثال واقعی از پرینت گرفتن حرفه‌ای در اکسل

این مثال‌ها دقیقاً مطابق استاندارد گزارش‌سازی سازمانی هستند.

---

📌 مثال 1: پرینت لیست پرسنل در یک صفحه

هدف:
چاپ لیست کارکنان بدون اینکه ستون‌ها بریده شوند.

تنظیمات:

• Orientation: Landscape

• Scaling: Fit All Columns on One Page

• Header: نام سازمان

• Footer: شماره صفحه + تاریخ

• Print Titles: تکرار عنوان ستون‌ها

نتیجه:
یک گزارش HR استاندارد که در جلسات قابل ارائه است.

---

📌 مثال 2: چاپ فاکتور رسمی بدون بهم‌ریختگی

هدف:
چاپ یک فاکتور یا فرم مالی دقیقاً مطابق قالب طراحی‌شده.

تنظیمات:

• Print Area مشخص

• Margins: Narrow

• Header: شماره فاکتور + لوگو

• Orientation: Portrait

• عدم استفاده از Scaling (برای حفظ ترتیب)

نتیجه:
فاکتور کاملاً تمیز و استاندارد.

---

📌 مثال 3: پرینت گزارش تحلیل مالی سالانه

هدف:
چاپ گزارش تحلیلی شامل جدول + نمودار.

تنظیمات:

• Orientation: Landscape

• Margin: Normal

• Print Titles: ردیف عنوان

• Scaling: Fit Sheet on One Page

• Page Break Preview برای تنظیم ناحیه‌ها

نتیجه:
یک گزارش مالی مناسب ارائه به مدیریت ارشد.

---

📌 مثال 4: پرینت لیست حضور و غیاب ماهانه

هدف:
گزارش چند صفحه‌ای بدون از دست رفتن عنوان‌ها.

تنظیمات:

• Rows to Repeat at Top → ردیف عنوان

• Page Number → در پایین صفحه

• Date → بالا

• Scaling → Fit All Columns

نتیجه:
فایل چاپی حرفه‌ای و سازمانی مناسب بایگانی.

---

بخش چهارم: نکات حرفه‌ای مهندسان مایکروسافت برای پرینت

✔ همیشه قبل از پرینت، Print Preview را بررسی کنید.
✔ از Page Layout View برای طراحی ساختار چاپ استفاده کنید.
✔ اگر جدول پهن است، Landscape + Fit All Columns بهترین ترکیب است.
✔ برای اسناد رسمی، از Header & Footer استاندارد استفاده کنید.
✔ برای جلوگیری از چاپ صفحات خالی، Print Area را تعیین کنید.
✔ فونت‌های بسیار ریز استفاده نکنید.
✔ رنگ‌های ملایم و خوانا به کار ببرید.
✔ از خطوط Border استاندارد برای خوانایی بهتر استفاده کنید.

---

بهترین آموزش چاپ و گزارش‌سازی اکسل

اگر می‌خواهید این موضوع را در حد استانداردهای مایکروسافت یاد بگیرید، بهترین انتخاب شما:

🎓 دوره‌های اختصاصی سایت «به‌آموزش»

و

🎓 کتاب آموزش اکسل مسلم قیصری

هست.

این دوره‌ها با رویکرد:

• مهندسی داده

• استانداردسازی گزارش

• یادگیری اصول دقیق پرینت

• ساخت فایل‌های سازمانی

• پروژه‌محور و عملی

طراحی شده‌اند و برای کاربران حرفه‌ای و مدیران فوق‌العاده مناسب هستند.